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Juridique

Comment éviter les accusations de fraude sur factures ?

Publié le 16.09.2019
Mis à jour le 16.09.2019
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Comment éviter les accusations de fraude sur factures ?

Au printemps 2019 éclatait un scandale qui trouvait écho dans les nombreuses fraudes à la fausse facture à laquelle un certain nombre d’entrepreneurs tentent de s'adonner. Un commissaire aux comptes de Chartres avait alors mis le doigt sur une histoire d'envergure : un chef d'entreprise, désireux de pouvoir exporter en Afrique, payait des factures de complaisance auprès d'une société belge. Trois factures suspectes étaient en jeu, d'un montant de 99.500, 36.000 et 18.000 €, dont l'une d'elles aurait servi à des fins personnelles. Dans le milieu de l'entrepreneuriat, certains créent volontairement de fausses factures, quand d'autres ne connaissent tout simplement pas les codes et obligations inhérents à une facture en règle. Alors, quelles sont les obligations dont il faut tenir compte ? Comment rédiger une facture en bonne et due forme, et ainsi éviter les accusations de fraude ? Quels sont les risques encourus pour non-respect de ces règles ?

Les prérequis en matière de facturation

Une facture est un document officiel qu'il convient d'établir dans les règles, puisque dans la comptabilité de l’entreprise qui l’émet, elle doit donner lieu à un paiement, à un avoir ou à un constat d'impayé.

Établir une facture est somme toute assez simple, mais elle n'est pas un aboutissement en soi, puisque c'est au moment où l'on étudie les comptes que le résultat doit être cohérent. C'est ici qu'un logiciel de facturation, et non un simple outil tel qu'Excel, peut faire toute la différence.

La facture officielle permettra alors d'établir un lien cohérent entre la vente de biens, les achats effectués en amont et l'état des stocks.

Le droit à l'erreur

Parce que personne n'est à l'abri d'une erreur, l'administration ne sanctionne pas immédiatement un entrepreneur ayant fait une erreur sur une facture. Ainsi, si vous êtes contrôlé par l'administration et que des erreurs sont relevées sur vos factures, les documents seront analysés pour voir s'il s'agit vraiment d'une erreur involontaire, d'une faute d'inattention, ou d'une réelle fraude.

Si le commissaire aux comptes avait été forcé de dénoncer au procureur les incohérences lors de cette affaire sur Chartres, c'était non seulement à cause des montants élevés, mais aussi en raison de l'irrégularité qui semblait découler de ces soi-disant transactions

Le logiciel au secours de la facturation

Nombreux sont les chefs d'entreprise qui, par souci de facilité, décident d'utiliser de simples logiciels tels qu'Excel pour effectuer leur facturation. Certains même continuent d'effectuer cette opération à la main, sur papier libre. Pourtant, cette façon de faire est source d'erreur, et les soucis liés à une facture non conforme peuvent alors vite s'accumuler. C'est par ailleurs sans compter sur l'aspect peu professionnel de ce type de factures, qui ne renvoie pas une image très sérieuse de votre entreprise…

Notez par ailleurs que la numérotation des factures vise à les rendre traçables, et ainsi empêcher l'ajout de factures cachées. C'est pour cela qu'Excel est si apprécié par les faussaires, pour la facilité de truquage qu'il apporte.

Afin d'éviter toute forme d'erreur liée à une facture peu scrupuleuse, il existe des logiciels professionnels dédiés à cet effet, à l'instar de Tolteck, un logiciel de devis et factures pour votre activité. Ce type de logiciel permet d'établir des documents conformes aux normes en vigueur, en toute simplicité et en évitant les erreurs.


La fraude à la TVA

L'usage de manœuvres frauduleuses dans le cadre de votre facturation est visé dans l'article 313-1 du Code pénal. Il s'agit alors d'un délit d'escroquerie commis par un dirigeant, en vue de :

  • Minorer ses bénéfices imposables.
  • Récupérer de la TVA facturée, alors que le produit/service n'a pas vraiment été vendu.
  • Se constituer une "caisse noire" pour payer des travailleurs non déclarés ou toucher davantage d'argent, qui ne sera alors pas déclaré, donc pas soumis l'impôt sur le revenu.

Par le biais de diverses manœuvres, comme des factures établies avec de fausses coordonnées et identités, transformation de l'opération en opération déductible, fausse facture…, le dirigeant, à l'instar de ce chef d'entreprise chartrain, tente ainsi de gagner de l'argent qui ne lui revient pas.

La fraude à la TVA reste l'une des plus plébiscitées par les chefs d'entreprise, mais aussi l'une des plus surveillées par l'administration, exposant les mauvais facturiers à des pénalités prévues par la loi.

 

Les sanctions encourues en cas d'erreur

Même si l'erreur de facturation est involontaire, vous n'êtes pas à l'abri d'une sanction. Ainsi, à chaque erreur sur une facture, vous pouvez recevoir une amende de 15€ par document incriminé. Notez que le montant de cette amende ne peut être supérieur au quart du montant qui devait être récupéré.

Vient ensuite la fraude volontaire : votre entreprise a rédigé de fausses factures ou des factures de complaisance, ou elle n'a pas facturé certains services ou biens. À ce moment-là, vous risquez une amende s'élevant à 50% du montant de la facture. Si vous avez réalisé une vente sans facture, l'amende sera réduite de 5% si vous avez la preuve que la somme a bien été comptabilisée par votre service facturation ou que vous avez régularisé la situation dans les 30 jours qui suivent l'inspection.

Quelles informations doivent figurer sur une facture ?

Peu importe la mise en forme de votre facture, elle doit contenir les informations suivantes pour être légale.

L'identité du prestataire ou du vendeur

C'est dans cette partie que vous indiquerez la dénomination sociale de l'entreprise, ou vos nom et prénom si vous êtes un entrepreneur indépendant. Ajoutez également l'adresse de votre siège social, vos numéros SIREN ou SIRET et votre code NAF.

Vous devrez également indiquer la forme juridique de votre entreprise. Si vous êtes artisan, ajoutez le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers et département d'immatriculation. Si vous êtes commerçant, il faut inscrire votre numéro RCS et la ville où est situé le Greffe de votre immatriculation.

L'identité de votre client

Il est également obligatoire d'indiquer pour qui vous avez établi cette facture. Ajoutez alors la dénomination sociale si votre client est une entreprise ou simplement le nom et prénom s'il s'agit d'un particulier. Faites suivre de l'adresse du client et du lieu de livraison s'il est différent de celui de la facturation.

Le numéro de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro qui la rend unique. Les factures sont établies selon une chronologie et il ne doit pas y avoir d'interruption entre deux numéros. Vous n'avez pas la possibilité d'annuler une facture déjà établie. Il existe plusieurs formes de numérotation, à choisir en fonction de vos besoins, et qui permettront de prouver qu'il n'y a pas de "trou" dans votre facturation, rendant impossible l'insertion d'une fasse facture après coup.

La date de la facture

Vous devez faire figurer sur la facture la date à laquelle elle a été émise, et qui servira à établir une chronologie dans votre système de facturation.
C’est également indispensable pour faire courir les délais de paiement.

La date de la vente ou de la prestation

Une autre date qui est primordiale, car elle peut être différente de celle d'émission de la facture. Ajoutez la date à laquelle vous avez réalisé la vente ou la prestation de service. Si la période est longue, indiquez uniquement la date où vous avez achevé la prestation. De ce fait, la globalité de l'évolution de la transaction sera rendue visible.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Si vous êtes soumis à la TVA, vous devez indiquer votre numéro d'identification, mais aussi celui de votre client s'il est redevable de la TVA. Cette obligation est uniquement liée aux factures qui excèdent un montant hors taxes égal ou supérieur à 150€.

Le taux de TVA légalement applicable

Il se peut que vous ayez besoin d'appliquer différents taux de TVA. Vous devez alors le mentionner clairement sur plusieurs lignes.
Si vous êtes micro-entrepreneur et que vous n'êtes pas assujetti à la TVA, vous devez également en faire explicitement mention.


La désignation des biens ou des services

La facture doit nommer précisément les biens ou les services pour lesquels vous demandez un paiement. Il faut donc donner le nom précis de la prestation ou du produit, la quantité ainsi que le prix à l'unité hors taxes et avec TVA. Indiquez également si vous avez accordé une remise à votre client.

La somme totale

À la fin de votre liste de désignation des biens ou services, faites le total pour indiquer à votre client la somme qu'il doit vous régler. La somme est présentée en hors taxes et toutes taxes comprises.

Le paiement

Vous devez indiquer la date limite de paiement ou le délai que vous autorisez. Explicitez les taux de pénalité si un retard de paiement venait à être constaté, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour le recouvrement.

Avez-vous des mentions particulières à ajouter ?

Certains professionnels seront dans l'obligation d'intégrer certaines mentions particulières. C'est le cas notamment des professionnels qui sont tenus d'indiquer les références de leur assurance professionnelle ou encore s'ils sont membres d'une association agréée.

La mise en forme de la facture

Le logiciel dédié est la solution idéale pour automatiser les tâches récurrentes et mettre en exergue une éventuelle erreur. C'est ainsi bien plus facile de tout mettre à jour et de remplir les cases. De plus, les mentions légales sont automatiquement intégrées aux futures factures.

La facture doit par ailleurs être rédigée en français, et établie en deux exemplaires. Vous en fournirez un exemplaire à votre client et conserverez l'autre dans un classeur.

Sous certaines conditions, une entreprise française a aussi la possibilité de réaliser une facture en langue étrangère et dans une monnaie différente de l'euro. Pour cela, il est indispensable que la monnaie soit convertible et qu'elle soit reconnue dans le monde entier. La somme sera établie sous forme d'euros dans votre comptabilité. Enfin, si la facture est en langue étrangère, il peut vous être demandé de la traduire si vous êtes soumis à un contrôle.

En bref

L'affaire des fausses factures en échange de cash, rendue publique en mars 2019, a prouvé au monde de l'entrepreneuriat que la fraude ne restait pas impunie. S'il vous semble complexe de retenir toutes les informations légales à faire apparaître sur une facture, et pour éviter tout risque de pénalité, le mieux est d'utiliser un logiciel de facturation spécialisé. Vous bannissez ainsi le risque d'erreur, et prouvez par la même occasion votre bonne foi, aussi bien à vos clients qu'aux services administratifs.

 
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