En cours de vie sociale, il arrive que la situation des dirigeants ou des associés d’une Société à responsabilité limitée (SARL) change. Il peut notamment s’agir de :
- La modification de la situation personnelle (mariage, divorce, changement d’adresse…)
- La démission ou révocation d’un gérant
- L’ajout d’une personne pouvant engager la société à l’égard des tiers
Tous changements de ce type doivent être notifiés au greffe au moyen du formulaire M3 SARL.
Qu’est-ce que le formulaire M3 SARL ?
Il est fréquent que la situation des dirigeants et des associés changent au cours de la vie sociale de la société par rapport aux informations transmises au greffe au moment de la création de la SARL. Par exemple, les statuts tels que rédigés à la constitution peuvent prévoir une durée limitée pour le mandat social du gérant, qui doit alors être remplacé.
Ces changements sont particulièrement importants pour la société. En effet, ils imposent aux associés de modifier certaines clauses des statuts et d’effectuer des formalités auprès du greffe pour changer des éléments sur l’extrait Kbis de la SARL.
Bon à savoir : certaines legaltechs comme LegalPlace proposent parmi leurs services juridiques de gérer les changements de situation du dirigeant pour le compte de la SARL. Cette solution permet à la société de s’assurer que les formalités sont correctement réalisées et de se décharger d’une tâche parfois lourde à accomplir.
Toute modification de la situation des dirigeants, des associés ou des personnes disposant du pouvoir d’engager la société à l’égard des tiers doit être signalée au greffe au moyen d’un formulaire M3 SARL.
Ce document, également appelé déclaration relative aux gérants et autres personnes liées à la société (Cerfa n°14580*04), est un formulaire administratif de la catégorie des Cerfa. A ce titre, il ressemble très fortement aux formulaires M0, M2 et M4 qui permettent eux aussi de signaler au greffe des événements marquants pour la vie sociale de la SARL.
A quoi sert le formulaire M3 SARL ?
Le formulaire M3 SARL permet de notifier au greffe 2 types d’événements :
- Tout changement de la situation personnelle des gérants et autres personnes liées à la société
- Tout événement de la vie sociale ayant un impact sur la gérance de la société
Les informations notifiées au greffe font l’objet d’une inscription modificative au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM). Il est en effet important que toutes les données relatives à la société soient à jour.
A ce titre, le formulaire M3 doit être rempli en 2 exemplaires destinés à différents organismes :
- Le greffe du Tribunal de commerce
- Le Service des impôts des entreprises (SIE)
Comment remplir le formulaire M3 SARL ?
Le formulaire M3 comporte plusieurs cadres permettant de renseigner les différentes informations modifiant la structure de la gérance de la société.
Le document se décompose en 3 parties :
- Identification de la société
- Informations relatives à la modification de la gérance
- Authentification du document
Avant de commencer à remplir le formulaire, le représentant légal de la SARL doit vérifier qu’il dispose bien du document spécifique à la SARL et à la SELARL. Il existe en effet un formulaire M3 basique pour les autres formes sociales, mais qui n’est pas valable pour la SARL.
L’identification de la société
Le cadre 1 du formulaire vise à décrire l’objet de la déclaration. Le représentant légal doit indiquer s’il s’agit d’une demande d’inscription modificative indépendante ou si elle est adressée au greffe conjointement avec le formulaire M2 comportant d’autres déclarations de modification (transfert de siège social, etc.).
Le cadre 2 doit comporter un certain nombre d’informations relatives à la société : dénomination sociale, forme juridique, numéro d’immatriculation au RCS ou au RM…
Les modifications de la gérance
Le formulaire M3 SARL doit d’abord indiquer dans le cadre 3 si la nature de la gérance est modifiée par les changements opérés au niveau des dirigeants. C’est notamment le cas lorsqu’une gérance majoritaire devient minoritaire ou égalitaire.
Les cadres 4A à 9B comportent les informations personnelles des gérants ou des associés dont la situation est modifiée. Il faut indiquer :
- La date à laquelle intervient la modification
- La nature de la modification : un gérant existant quitte la société, un nouveau gérant débute son mandat ou la situation personnelle d’un gérant dont le mandat subsiste est modifiée.
- Le statut du conjoint collaborateur si le partenaire d’un gérant de la SARL exerce une activité au sein de la société : 3 choix sont possibles, entre collaborateur, salarié ou associé. Les statuts de collaborateur et d’associé ne sont ouverts qu’au conjoint du gérant majoritaire.
- Les coordonnées de la personne concernée : nom de naissance, nom d’usage, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse du domicile…
- Le numéro de Sécurité sociale lorsque la personne quittant la société était gérant majoritaire de la SARL
- L’identité du gérant qui n’est pas concerné par les modifications
Le cadre 10 doit être rempli lorsque les modifications concernent une personne autre que le ou les gérants ayant le pouvoir d’engager la société à l’égard des tiers. Il peut s’agir d’un associé qui dispose d’une procuration, ou du directeur d’un établissement secondaire de la SARL.
Lorsque le formulaire ne suffit pas à inscrire toutes les informations nécessaires, il faut utiliser un autre exemplaire du document en tant qu’intercalaire, dont le numéro doit être indiqué dans le champ correspondant. Dans tous les cas, les données d’identification de la SARL doivent être indiquées à titre de rappel dans les cadres 1 et 2.
L’authentification du document
A la fin du formulaire, le représentant légal de la société doit indiquer les informations de contact de la société dans le cadre 12.
Il doit ensuite dater, certifier et signer le document au cadre 13. Cette partie du formulaire permet également de rappeler le nombre d’intercalaires complétés et joints à la feuille principale.
