De sa naissance à sa dissolution, une société fait face à de nombreux événements : déménagements, augmentation de capital, changement de dirigeant voire, éventuellement, fin de l’activité. Chacune de ces évolutions est rendue publique. Toutes s’accompagnent de formalités qui visent à officialiser la situation auprès de l’administration et à en informer des tiers. Les dirigeants de TPE et de PME doivent donc connaître leurs obligations pour éviter des erreurs, des retards et des frais inutiles.
Pourquoi rendre publiques les étapes de la vie juridique d’une entreprise ?
D’un point de vue légal, une société est une personne morale, dotée de certains devoirs, mais aussi de droits. Elle peut, par exemple, signer des contrats et emprunter des fonds. Dans ce cadre, des clients, des investisseurs ou une banque peuvent avoir besoin de collecter plusieurs informations légales sur l’entreprise : sa dénomination officielle, son capital, l’adresse de son siège ou encore l’identité de ses dirigeants.
C’est justement l’intérêt des avis officiels. Lors d’une création de société ou à l’occasion de certaines modifications importantes, la publication d’une annonce légale dans un journal habilité vise à informer le public de ces changements. Des services en ligne, comme Le Légaliste, permettent d’effectuer cette démarche à distance et d’obtenir l’attestation de parution qui complète le dossier.
Toutefois, les obligations varient donc selon la forme juridique de l’entreprise et la nature des modifications.
Guichet unique, RNE, RCS, BODACC : à qui s’adresser ?
Les dirigeants sont amenés à rencontrer plusieurs interlocuteurs pour leurs formalités administratives.
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, les démarches de création, de modification et de cessation s’effectuent directement en ligne, auprès d’un Guichet unique géré par l’INPI. Ce portail transmet les informations saisies aux organismes concernés, dont le greffe du tribunal de commerce. Ces données alimentent le Registre national des entreprises (RNE) tenu, lui aussi, par l’INPI.
Le traditionnel Registre du commerce et des sociétés (RCS) est toujours valable. Il est utilisé pour les sociétés effectuant une activité commerciale.
Enfin, le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales, le BODACC, répertorie les annonces publiées depuis 2008, telles que les ventes, les cessions, les avis de dépôt des comptes, ainsi que diverses procédures concernant les entreprises françaises.
Quelles sont les démarches obligatoires lors de la création d’une entreprise ?
La création d’une société nécessite plusieurs démarches, notamment la détermination du siège social, la rédaction des statuts et, selon la forme juridique, le dépôt du capital social. Les statuts précisent notamment :
- la dénomination sociale ;
- la forme juridique ;
- l’objet social ;
- la durée de vie de la société ;
- le siège social (locaux du dirigeant, bureaux loués ou adresse de domiciliation) ;
- les règles de fonctionnement ;
- le montant du capital social.
Suite à ces démarches, un avis de constitution doit être publié dans un support d’annonces légales avant le dépôt du dossier sur le Guichet unique. Une fois le dossier validé, la société est officiellement inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS) et le dirigeant peut obtenir son extrait Kbis.
Modification de société en cours d’activité : l’exemple d’une SARL
Dans le cas d’un déménagement, le transfert du siège social d’une SARL peut être décidé par les associés selon les règles de majorité applicables ou par le gérant, sous réserve d’une ratification ultérieure par les associés. Les statuts sont ensuite mis à jour et une annonce légale est publiée dans un support habilité. Lorsque le transfert entraîne un changement de ressort du tribunal compétent, deux annonces légales doivent être publiées : l’une dans le département de l’ancien siège et l’autre dans celui du nouveau siège. La modification doit ensuite être déclarée sur le Guichet unique de l’INPI dans un délai d’un mois.
Dans le cas d’un changement de dirigeant, le parcours est similaire : décision des associés, puis mise à jour des statuts si nécessaire, suivies d’une annonce légale et d’une déclaration à l’INPI.
Cessation d’activité : dissolution, liquidation et radiation d’une entreprise
La dissolution volontaire d’une société constitue la première étape de sa cessation définitive d’activité. Elle doit faire l’objet d’une publicité légale afin d’informer les tiers. La société entre ensuite en liquidation et conserve sa personnalité morale pour les besoins de cette procédure. Un liquidateur amiable, désigné par les associés, est chargé de réaliser les actifs, de régler les dettes et de répartir l’éventuel solde. La clôture de la liquidation fait également l’objet d’une annonce légale. Enfin, la radiation marque la disparition de la société des registres officiels.
Transparence des entreprises et coût de la parution dans un journal d’annonces légales
Une fois publiées, ces informations peuvent être consultées par tous les futurs partenaires de l’entreprise. En cas de besoin, la banque, les fournisseurs, les clients et les investisseurs peuvent vérifier l’identité de la société et de ses dirigeants, l’adresse de son siège social ou encore le détail de ses comptes annuels déposés.
Côté budget, le tarif des annonces légales est encadré (1). Les annonces de constitution, de nomination d’un liquidateur et de clôture de liquidation bénéficient de tarifs forfaitaires réglementés, qui varient selon la nature de l’annonce et, selon les cas, la forme juridique ou le département de publication. D’autres annonces, notamment certaines modifications statutaires, sont facturées au caractère, selon un tarif réglementé qui dépend du département.
De la création à la cessation, chaque événement de la vie d’une société suit un parcours précis, qui dépend à la fois de sa forme juridique et des changements qui l’affectent. Bien connaître ses droits, savoir ce qui est obligatoire et quelles informations doivent être rendues publiques permet d’anticiper ces formalités.
Sources :
(1) https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F31972