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Comment mieux gérer l’absentéisme en entreprise ?

Publié le 20.07.2021
Mis à jour le 20.07.2021
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Comment mieux gérer l’absentéisme en entreprise ?

Que vous soyez dans une PME de 20 salariés ou un groupe international de plus de 5 000 employés, la problématique de la gestion des absences et des congés apparait rapidement comme un sujet central, aux conséquences potentiellement importantes sur l’activité en elle-même. Les impacts portent aussi bien sur l’organisation que sur la comptabilité, le service paye, ou bien même encore la perception qu’auront les salariés de leur propre entreprise …

On tend à parler de « gestion de l’absentéisme » comme s’il s’agissait d’un bloc homogène, mais il recouvre en fait des réalités bien différentes (vacances, congés paternité et maternité, formations, RTT et autres repos compensateurs, congés maladie, déplacements professionnels, etc.). L’essor rapide et durable du télétravail, s’inscrit également dans ce cadre, complexe. A l’ère de la digitalisation découvrez la meilleure manière de suivre les absences de ses collaborateurs.

Suivre les absences et présences en temps réel

Aujourd’hui, vous trouverez de nombreux logiciels de gestion des congés sur le Web, mais comme toujours, ces offres n’ont pas toutes la même valeur ajoutée, certaines étant indéniablement plus pertinentes. C’est notamment le cas du logiciel de gestion des congés d'Eurecia, qui ambitionne d'offrir à ses utilisateurs de vrais gains de productivité.

Pour toute direction des Ressources Humaines, indifféremment du secteur d’activité ou de la taille de l’entreprise, il est crucial de savoir en temps réel qui est au travail, en présentiel ou non, et jusqu’à quand. Or, et n’importe quel responsable des ressources humaines vous le confirmera, ce travail ne peut raisonnablement plus s’envisager uniquement via Excel et des tableaux d’affichage ; encore moins dans un contexte de travail à distance.

A ce stade, il convient d’opérer une distinction importante entre, d’une part, les absences planifiables et, d’autre part, celles qui arrivent inopinément.
Dans le premier cas, on fait référence aux congés légaux – avec ou sans solde, d’ailleurs – qui incluent bien entendu les congés payés et les RTT.
Dans la deuxième catégorie, il est fait référence aux accidents du travail, aux congés maladie, et même aux absences injustifiées, et comme vous vous en doutez, ce type d’absentéisme s’avère plus délicat à gérer.
Cependant, quelle que soit l’absence à traiter, il apparait indispensable de pouvoir s’appuyer sur un outil de gestion robuste, pour la collecte des informations pertinentes, la transmission des reportings aux managers, l’édition des plannings, et le transfert de data fiables dans le logiciel de paye.
N’oublions pas non plus l’intégration des retards, nécessitant un lien avec le système de pointage.

Pour les managers, disposer de ces informations en temps et en heure peur revêtir une importance primordiale, car certaines absences nécessitent de recourir à une aide extérieure – de type CDD ou mission d’intérim – or plus tôt cet appel est réalisé, et moins l’activité s’en trouvera impactée.

Les collaborateurs apprécient eux-aussi de disposer d’un outil performant, sur lequel ils peuvent vérifier facilement leurs différents soldes de congés et de récupération, sans avoir à solliciter le service RH pour cela. Ils veulent simplement que l’information dont ils ont besoin soit disponible en ligne, soit exacte (notamment en matière de règles de poses de certains types de congés), et ils se méfient de l’opacité que génère inévitablement une gestion manuelle des absences ...

Si l’on en revient à l’outil d’Eurécia, trois modules différents sont proposés, et largement configurables, de manière à concevoir une solution sur-mesure.

  • Il s’agit tout d’abord du bloc « Congés et Absences » avec, notamment, un calcul automatisé des droits à congés, transféré au logiciel de paye, ainsi que la mise en place de workflows de validation.
  • Vient ensuite le module « Temps et Activités », pour le suivi des heures travaillées par les salariés, y compris de nuit, en heures supplémentaires ou autres temps spéciaux, et avec une gestion analytique de l’ensemble de ces données.
  • Enfin, on trouve le module Planning, pour que les disponibilités et absences de chaque membre d’une équipe soient partagées avec les autres collaborateurs impliqués.
     

Le suivi de l’absentéisme

Dans une entreprise, le temps de chaque collaborateur est précieux, et l’idéal reste bien sûr qu'il l'utilise à 100% sur des tâches à forte valeur ajoutée. Or, trop souvent encore, les RH sont si accaparées par la gestion des absences au quotidien qu’elles ne peuvent pas prendre le recul suffisant pour se focaliser sur la problématique plus générale de l’absentéisme.
Cette tâche s’avère même si chronophage qu’il ne reste plus de temps non plus pour d’autres sujets essentiels comme l’onboarding et la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

En tout état de cause, si l’absentéisme fait partie du cœur de métier du services des RH, ce n’est clairement pas le cas du traitement des absences en tant que telles – et l’on en revient donc ici à tout l’intérêt que représente un outil de gestion structurée de ce processus, A ce propos, l’autre atout de la digitalisation que nous n’avions pas encore évoqué réside dans le très faible taux d’erreur qui la caractérise, les algorithmes des solutions logicielles s’avérant d’ores et déjà plus fiables lors d’opérations de masse que l’intervention manuelle.

En outre, ce qu’un dirigeant attend de la part de son service RH vis-à-vis de l’absentéisme, c’est surtout une compréhension des causes racines – pour en réduire le taux autant que possible – ainsi qu’une vision claire du coût qu’il représente, en incluant la perte de productivité du collaborateur absent, les heures supplémentaires ou les aides externes pour le remplacer, voire les retards pris sur certains projets et/ou la montée de l’insatisfaction des clients.
C’est tout cela que l’on appelle le suivi de l’absentéisme, et il vous aidera à mieux gérer les absences « maîtrisables » (en anticipant sur les besoins en heures supplémentaires ou via le recours au travail temporaire), tout en repérant les éventuels signes d’un mal-être au travail chez certains collaborateurs.

Concrètement, plusieurs études – dont l’une conduite en 2015 par Malakoff Medereic – met en lumière le fait qu’environ 1/3 des salariés sont absents au moins une fois par an, au-delà des congés légaux bien entendu, et que chaque collaborateur s’arrête environ 0,6 fois par an.
Ce sont des données moyennes, mais qui peuvent vous servir à envisager un volume potentiel d’heures d’absences par salarié.
Se comparer avec d’autres entreprises du même secteur (géographique et/ou d’activité) en ce qui concerne le taux d’absentéisme représente en tout cas une bonne idée, et il faut toujours garder à l’esprit que cet indicateur est autant financier (puisqu’il influe sur la rentabilité) que « RH » (dans la mesure où il témoigne pour partie du climat social dans la société).

En fin de compte, s’appuyer sur un bon outil de gestion des congés et des absences, c’est donc libérer le temps nécessaire aux équipes RH pour réaliser ce travail de fond de compréhension de l’absentéisme et de suivi de son évolution au fil du temps.

 

Crédit photo : Eugene Zhyvchik
 
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