À la sortie des réunions, il n’est pas rare n’entendre des collaborateurs se plaindre devant la perte de temps que peuvent représenter ces rendez-vous. Il faut dire que respecter le timing est compliqué, surtout lorsqu’une partie de l’équipe est en présentiel et l’autre en télétravail. Pourtant, il existe des astuces permettant de rendre les réunions plus efficaces.
Anticiper la préparation de la réunion
Lorsqu’on programme dans son agenda et celui de ses collaborateurs une réunion, la première chose à faire est d’anticiper sa préparation. Pour cela, il est nécessaire de répondre à trois questions issues de l’acronyme TOP :
- Thème. Quel sujet la réunion va-t-elle aborder ?
- Objectif. Quel est celui de la réunion ?
- Plan. Quelle va être l’organisation de la réunion ?
En trouvant réponse à ses questions, il est possible de mettre un cadre. Déterminer un ordre du jour permettra aussi d’avoir un fil conducteur et de ne pas s’en éloigner. Il devra donc être communiqué en amont de la réunion à tous les participants, pour que chacun puisse la préparer de son côté. Dans la mesure où tous les collaborateurs arriveront avec une idée précise du meeting et en sachant ce qui sera abordé, la réunion n’en sera que plus efficace.
Déterminer la durée et les invités
Toujours dans cette optique d’efficacité, il est primordial de déterminer le temps à consacrer à chaque partie de la réunion. En général, il est conseillé de ne pas dépasser les 60 minutes, la capacité de concentration de l’assemblée commençant à décliner au-delà. Par ailleurs, choisir une durée à ne pas dépasser permettra d’aller à l’essentiel. Il faut également choisir avec attention les personnes qui participeront à une réunion plutôt qu’une autre. Tous les collaborateurs ne seront pas impliqués de la même manière dans un projet et convier toute l’entreprise pourrait être contre-productif. Mieux vaut donc cibler et se limiter à huit ou dix participants, par exemple, tout en expliquant le rôle de chacun en amont.
La nécessité d’impliquer les participants
Pour qu’une réunion soit efficace, il est primordial que les participants se sentent impliqués dans celle-ci. En plus de leur donner des informations en amont, il faut aussi déterminer les collaborateurs qui auront un rôle. Ainsi, un scribe pourra être nommé et devra prendre des notes sur les points abordés lors de la rencontre. De cette manière, les autres participants pourront se concentrer sur ce qui est évoqué. Une ou deux personnes devront aussi se charger, en aval, de rédiger un compte-rendu.
Nommer un animateur et un gardien du temps
Autres rôles importants, ceux d’animateur et de gardien du temps. Le premier pourra s’appuyer sur un tableau blanc interactif pour faire des transitions et noter certains commentaires ou remarques. C’est aussi à lui qu’incombera la tâche de surveiller que les équipes n’abordent pas des sujets qui ne seraient pas à l’ordre du jour. Le gardien du temps, quant à lui, aura pour rôle de veiller au respect des horaires et des temps de parole de chacun. Afin de ne pas dépasser le temps défini, il devra aussi faire des rappels réguliers pour que tous les sujets puissent être abordés.
Choisir les bons outils et prendre le temps de conclure
En plus de ces points, l’efficacité d’une réunion passe aussi par le choix des outils qui seront utilisés. Il est important de prévoir un support de communication qui soit marquant et puisse être modifié en fonction des remarques de chacun. L’objectif restant d’apporter un plus à votre intervention et non pas d’alourdir la réunion. Si vous optez pour le PowerPoint, assurez-vous qu’il soit digeste et ne mette en avant que les informations les plus importantes. Votre document doit être efficace et agrémenté de visuels marquant et adapté au public de la réunion.
L’importance de la conclusion
Enfin, il convient de garder un temps précis pour la conclusion. Ce moment arrive généralement plus vite qu’on ne le pense et sert à faire un résumé de ce qui a été dit durant la réunion. C’est là que le tableau blanc interactif peut avoir un rôle important à jouer. Grâce à lui, toutes les personnes présentes pourront mettre en avant un ou plusieurs éléments qui les ont marqués. C’est l’occasion de faire un brainstorming et de rassembler toutes les idées. Il sera ensuite plus simple de réaliser un compte-rendu et de faire progresser un travail ou un projet.
