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Les frais de déplacement à l'ère de la dématérialisation

Publié le 07.07.2021
Mis à jour le 07.07.2021
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Les frais de déplacement à l'ère de la dématérialisation

Pour toutes les entreprises, la gestion des notes de frais liées aux déplacements des collaborateurs a toujours été un sujet plutôt complexe, et chronophage. L’essor du télétravail, et l’accélération parfois forcée vers plus de dématérialisation devraient favoriser le développement de nouvelles solutions pour traiter les notes de frais.

Dématérialiser la gestion des frais avec un logiciel en ligne.

Si les justificatifs demeurent incontournables pour une saine gestion des frais de déplacement, les processus en place dans les entreprises depuis des décennies sont en train d’évoluer rapidement. Ce mouvement s’explique par un cadre législatif s’étoffant, d’une part, et par la bascule vers davantage de télétravail suite à la crise sanitaire, d’autre part.

Ainsi, depuis 2012, l’Etat est véritablement moteur dans la dynamique de dématérialisation des processus des entreprises, ce dont témoigne notamment l’obligation faite aux fournisseurs du secteur public de dématérialiser leurs factures depuis le 1er janvier 2020. Dans le même ordre d’idée, et depuis juillet 2019, le Code de la Sécurité Sociale accepte que les « justificatifs papiers » des notes de frais soient numérisés.

Cette tendance vers la fameuse dématérialisation est structurante, et bénéfique à plusieurs niveaux, car elle permet de réduire les coûts d’archivage et de limiter l’utilisation de papier, avec un impact environnemental positif. En outre, et c’est notamment ce que démontre avec brio l’entreprise française Notilus, il en résulte une simplification du cycle de vie des notes de frais, et tous les services peuvent profiter de ce gain de temps pour se concentrer sur leurs autres tâches plus importantes, du collaborateur au DAF, en passant par le manager, le service paye, la comptabilité, etc.

Dans les faits, le logiciel SAAS (Software As A Service) présenté sur le site Notilus.fr s’avère remarquablement performant, grâce en particulier à l’utilisation de l’intelligence artificielle. Ainsi, avec une OCR avancée (acronyme d’Optical Character Recognition), l’outil parvient à « lire » les notes de frais et à numériser toutes les informations utiles ; il suffit que le collaborateur envoie une photo de son justificatif et tous les champs nécessaires seront remplis automatiquement, sans erreur de saisie ni risque de fraude !

Qu’entend-on vraiment par « notes de frais de déplacement » ?

Lorsqu’un salarié s’est déplacé physiquement et qu’il a dépensé de l’argent pour les besoins de son activité professionnelle, c’est-à-dire dans l’intérêt de l’employeur, ces sommes doivent évidemment lui être remboursées par son entreprise.
L’URSSAF précise qu’en-deçà de certains plafonds, ces remboursements n’entrent pas en ligne de compte dans le calcul de l’assiette des cotisations de sécurité sociale. C’est également le sens de l’article L.136-1-1 du Code de la sécurité sociale, qui indique : « Ne constituent pas un revenu d’activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions. »
En outre, si les allocations versées se révèlent supérieures aux limites d’exonération, l’employeur conserve la possibilité de démontrer que la fraction excédentaire a bien été versée au salarié concerné en compensation d’une situation de fait, conformément aux dispositions légales, et qu’elle doit également être exclue de l’assiette des cotisations.

Nous n’entrerons pas ici dans une présentation exhaustive des barèmes actuellement en vigueur, mais retenez qu’il en existe pour les frais de nourriture, les frais de déplacement, ainsi que pour les indemnités dites de « grand déplacement » (lorsque le collaborateur ne peut pas rentrer chez lui à la fin de sa journée de travail). De plus, une distinction s’opère suivant la destination : en métropole, dans les DOM-TOM ou à l’étranger.
N’oublions pas non plus les frais liés à la mobilité professionnelle, qui peuvent s’apparenter à une forme de frais de déplacement, même s’il est ici question d’aider le salarié à changer son lieu de résidence du fait d’une modification de son lieu de travail.

Et puis, bien sûr, il faut tenir compte des frais liés au télétravail, au home office et plus globalement aux NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et la Communication), car lorsqu’un collaborateur est en déplacement, ou bien qu’il travaille depuis chez lui, son matériel informatique doit lui permettre d’accomplir efficacement ses tâches.

En ce qui concerne plus spécifiquement les frais de transport, il faut distinguer le cas où un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles (en tenant compte du barème fiscal des indemnités kilométriques) du cas où il se sert d’un véhicule appartenant à la société, comme pour un commercial, par exemple. En tout état de cause, l’employeur n’est pas tenu de participer aux frais de transport des salariés sur leur trajet domicile – lieu de travail, sauf si ce dernier est effectué en transports en commun ou par le biais d’un service public de location de vélos.

De l’importance primordiale des justificatifs

Toute personne travaillant en comptabilité dans une entreprise vous le dira : la clé d’une gestion efficace des notes de frais réside dans la rigueur avec laquelle l’ensemble du processus est mené par chacun des acteurs concernés. Or tout commence avec le salarié qui effectue une dépense pour le compte de l’entreprise lors d’un déplacement, et qui doit pouvoir justifier de ces frais professionnels afin de prétendre à un remboursement.

Certaines entreprises fonctionnent avec une allocation forfaitaire, tandis que d’autres pratiquent le remboursement des frais réels, mais dans les deux cas de figure, les justificatifs recueillis par le collaborateur sont essentiels pour que l’employeur puisse bénéficie d’une exonération de cotisations. On dit souvent que la confiance n’exclut pas le contrôle, mais dans le cas présent, le fait qu’un salarié conserve bien l’ensemble de ses justificatifs de paiement pour les transports, hébergements et repas, dépasse largement ce cadre de la confiance. De fait, lors d’un contrôle de l’URSSAF, ces justificatifs constituent des pièces comptables d’une importance majeure, et si l’employeur n’est pas en mesure de les fournir, il risque au mieux un avertissement sans frais si c’est la première fois, au pire un redressement.

Concrètement, un justificatif de paiement peut prendre la forme d’une facture ou d’un reçu, et il peut aussi bien être sous format papier que dématérialisé, l’important étant la présence de l’identité du commerçant / fournisseur, la date de la dépense / achat et son descriptif, ainsi que le montant de la TVA le cas échéant. Attention, cependant, aux frais kilométriques réels, qui impliquent logiquement la présence d’informations supplémentaires sur la note de frais correspondante, avec le nombre de kilomètres parcouru, le motif du déplacement, le nom du client / prestataire / partenaire visité (et son adresse), ainsi que le type de motorisation et le nombre de chevaux fiscaux.

Un autre cas de figure particulier porte sur les frais de repas avec invitation de personnes extérieures à l’entreprise, car l’employeur ne peut alors être exonéré que si le justificatif mentionne les noms de ces personnes, leurs fonctions respectives au sein de leurs entreprises et les noms desdites sociétés, ainsi d’ailleurs que l’identité des éventuels collègues du salarié sollicitant le remboursement. Enfin, pour les frais d’hébergement, outre le nombre de nuitées et la catégorie de la chambre, le justificatif doit faire apparaître l’adresse de l’hôtel afin de justifier que la distance avec le domicile du salarié était supérieure à 50km ou 1h30 de trajet.

Tous ces éléments sont extrêmement importants à garder à l’esprit, car ils expliquent pourquoi les services de comptabilité demandent souvent la présentation à la fois d’une facture et d’un reçu, pour la même dépense. En effet, la facture permet de s’assurer qu’une prestation, expressément définie, a bien été réalisée, mais sauf si elle précise qu’elle est « acquittée » ou « payée », elle ne constitue pas une preuve de paiement. A l’inverse, un reçu atteste bien d’un achat, mais la plupart du temps, il ne donne pas suffisamment d’information sur le contenu de la transaction. Concrètement, un salarié peut parfaitement présenter un reçu d’un hôtel dans lequel il a séjourné mais l’employeur a besoin également de la facture pour s’assurer qu’il ne va pas rembourser des frais strictement personnels par la même occasion.

Terminons ce point par un problème que les entreprises rencontrent assez fréquemment : la perte par le salarié de certaines pièces justificatives. Dans ce cas, il est tout à fait possible de refuser systématiquement le remboursement, mais la plupart des sociétés choisissent d’accepter des pièces « alternatives », telles qu’un reçu bancaire accompagné d’une attestation sur l’honneur. Cette prise en compte de la bonne foi du collaborateur est compréhensible, et même louable, mais veillez bien à ce que cette situation reste exceptionnelle.

 

Crédit photo : Artem Zhukov
 
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